[tranthu]

Hệ thống quảng cáo SangNhuong.com

Tiếp tục nói về một số vấn đề sinh viên cần tránh trong việc sử dụng các công cụ tiên tiến để liên lạc với các thầy cô và với những mối quan hệ khác.



Phần II: Câu chuyện về những “lá thư” điện tử - Email.


Phải nói rằng sử dụng Email để liên lạc là hình thức liên lạc rất hiệu quả và tiện lợi, ai mà không biết dùng thì “hơi phí”. Với sinh viên các bạn cũng vậy, gần như sinh viên nào cũng lên mạng hàng ngày, và đa phân máy tính của các bạn đều nối mạng Internet,… Với mỗi sinh viên thường có tối thiểu một địa chỉ email do một nhà cung cấp dịch vụ miễn phí cung cấp, từ địa chỉ email bạn có thể tham gia vào rất nhiều mạng xã hội, diễn đàn, và nhiều thứ khác nữa. Các bạn thường sử dụng email để liên lạc với bạn bè, với thầy cô, với đối tác công việc làm thêm của các bạn, và với người thận của bạn,… Tóm lại, sinh viên sử dụng email với các bạn hiện nay là vô cùng tiện – lợi, đáp ứng tiêu chuẩn của sinh viên đó là “ngon – bổ – rẻ – lâu dài”,…

Việc khai thác các tính năng mà dịch vụ Email như thế nào cũng không còn khó khăn với các sinh viên năng động, sinh ra trong thời bùng nổ thông tin hiện nay. Vì vậy, bài viết này tác giả không đi vào việc hướng dẫn chia sẻ kinh nghiệm khai thác các tính năng của dịch vụ Email cung cấp mà tác giả muốn nhắm tới một vấn đề đó là: Làm sao để một email của bạn gây thiện cảm cho người khác. Đặc biệt là, với tác giả với cương vị người thầy, mình muốn gợi ý các bạn cách viết thư làm sao gây thiện cảm cho các thầy.

Trước khi đi vào chia sẻ cách các bạn viết thư mình xin lấy một số ví dụ của những email mà mình và một số thầy cô hay nhận được.

Ví dụ

Địa chỉ email người gửi: doibuonlamaioi…@yahoo.com.vn
Tiêu đề email: zzzzzzzzzzzzzzzzzzz
Nội dụng email: thầy ơi cho em xin tài liệu môn kiến trúc máy tính ạ!

Các bạn thấy cái Email này thế nào, có chấp nhận được không. Mình phải nói với các bạn rằng nhận được cái email này và đọc xong nó mình thầy hơi khó chịu, và nghĩ lại mất thời gian để hướng dẫn cho tác giả của cái email đấy (mình cũng chẳng biết là ai) cách viết email thế nào rồi. Chắc một số bạn thấy cũng có vấn đề, đúng có vấn đề thật. Minh xin được phận tích từng vấn đề một.

Thứ nhất là địa chỉ email. Với cái địa chỉ email trên mình nghĩ nó không phù hợp trong việc liên lạc cho một việc nghiêm túc, nó chỉ phù hợp với những trao đổi bạn bè trên mạng. Ngay cả với những địa chỉ email nghe rất hay như bluesky12… cũng không thật sự phù hợp khi dùng để liện hệ công việc và trao đổi với người khác mang tính nghiêm túc. Theo mình địa chỉ email nên là một cụm từ liên quan đến tên bạn kết hợp với công việc, ngày tháng năm sinh, quê quan,… làm sao để khi ngó qua cái địa chỉ email nó sẽ gợi ý qua cho người nhận rằng; họ đang nhận email của ai, nếu chằng may bạn chưa giới thiệu về bạn trong email ở phần nội dụng hay phần chữ ký dưới email. Bạn nên biết rằng, không ai nhớ được bạn thông qua địa chỉ email của bạn khi nó không có gì liên quan đên tên bạn, đặc biệt là trong các mối quan hệ công việc. Và với một địa chỉ email nghiêm túc thì người khác sẽ tôn trọng bạn hơn là một địa chỉ email không nghiệm túc. Lời khuyên: nên tạo cho mình một địa chỉ email để phù hợp khi liên lạc công việc và dùng nó lâu dài, nó sẽ rất có lợi cho bạn, nếu bạn muốn thể hiện cá tính một chút nên làm một địa chỉ email khác, và dùng chúng trong các trường hợp tương ứng phù hợp.

Thứ hai là tiêu đề của email. Với cái tiêu đề trên nó rất dễ xếp vào loại thư rác, bị bỏ qua, không được đọc, hoặc thậm chí có khi đọc nhưng không trả lời nếu nó có tiêu đề như trên. Vì vậy, để không bị bỏ qua, được người nhận đọc, tiếp nhận thông điệp bạn gửi, chúng ta nên nghĩ ra một cái tên phù hợp với thông điệp ta muốn truyền tải qua email. Ví dụ thông điệp ở bức thư ở trên là “Xin thầy tài liệu môn kiến trúc máy tính”. Nhớ nhé, cần phải chọn một cái tên email phù hợp với thông điệp mình muốn truyền đạt. Hiện nay, trong một số công việc, ví dụ gửi báo cáo môn hoc – thí nghiệm, phía nhận thường yêu cầu bạn viết email với tiêu đề theo mẫu quy định thì bạn đừng dại mà làm khác yêu cầu. Vì nếu, bạn không tuân theo yêu cầu thì khi đó nguy cơ báo cáo bạn không được chấp nhận là rất cao, rồi sau đó, nó dẫn đến rất nhiều điều phiền toái.

Thứ ba là nội dung bức thư. Đây chính là thông điệp bạn muốn gửi, đọc nó người ta có thể biết bạn đó muốn gì. Đúng vậy, đọc xong nội dụng của email trên mình biết rằng bạn đó muốn mình gửi cho bạn đó tài liệu môn kiến trúc máy tính “luôn và ngay” “đừng hỏi”, kiểu ra lệnh. Điều này không được! Các bạn nên nhớ rằng khi viết thư phải có phần mở đầu, nội dung, và kết thúc, (ký tên nêu có). Mở đầu là gì? là “Em chào thầy”, “Kính gửi thầy,… Em là …..” nếu đây là lần đầu tiên bạn liên lạc. Phần nội dung viết gì? Viết thông điệp bạn muốn gửi và mục đích của việc viết email. Phần kết thúc là gì? Là cảm ơn thầy, chúc may mắn, là hứa hẹn một điều gì đó, và ký tên (Học trò, sinh viên Giangpt). Có thế thì bức thư của bạn sẽ được tôn trọng. Và nhớ hạn chế dấu chấm than, vi nó gây cảm giác là bạn đang ra lệnh.

Vậy một email đơn giản chỉ là:


Kính gửi thầy,
Em là….
Em muốn xin thầy tài liệu …., để ….
Em xin cảm ơn,
Sinh viên Giangpt

Thật ra cũng không có gì là phức tạp chỉ cần các bạn chú ý một chút là được. Mình mong các bạn có thể truyền đạt tốt nhất các thông điệp của các bạn qua Email